La cadena de suministro es aquella que une fabricantes, minoristas, clientes y suministradores dentro de un mismo flujo para desarrollar y enviar productos como una organización “virtual” de distintos niveles y recursos. El objetivo es obtener beneficios coordinando el movimiento de bienes manufacturados desde la línea de producción hasta las manos del cliente, siendo conscientes en todo momento de la fluctuación de la demanda y coordinando los procesos a través de un número de organizaciones que cooperen.

La utilización de sistemas de información en la gestión de la cadena de suministro supone cambiar la forma interna de hacer negocios. Permite un mejor servicio al cliente, obtención de un mayor crecimiento y mejora de los ingresos. Esto permite obtener un modelo orientado al beneficio y conseguir clientes con un mayor valor, ya que podrá tramitar muchos más pedidos a través de nuestra empresa.

El éxito en los negocios depende de la habilidad para reaccionar a las necesidades cambiantes de los clientes

El consumidor busca modelos de negocio basados en sus necesidades lo que lleva a un desplazamiento del modelo tradicional de fabricación o modelo push construido sobre las existencias a un modelo pull basado en los pedidos. El modelo pull supone que cuando el cliente solicita un bien, este dispara una solicitud de envío a los distribuidores los cuales a su vez lo solicitan al fabricante.

Con una producción a medida aparece la necesidad de integrar los sistemas de inventario para planificar las compras y la distribución. El plan de la cadena de suministro hace uso de las cuentas de los distribuidores y de las reglas de aprovisionamiento para planificar la red de abastecimiento y así automáticamente crear las órdenes de compra a los proveedores.

La gran ventaja de la que ahora disponemos es la posibilidad de simplificar las transacciones habituales, reducción del uso del papel y tener un marco de comunicaciones electrónicas en el que realizar las actividades de compra. Haciendo uso de un catálogo de materiales y de las listas de los proveedores, los departamentos de compras pueden crear documentos de compras y de requisitos. Las compañías pueden electrónicamente realizar órdenes de compra, planificar envíos y pago de facturas asociados a los proveedores internos y externos.

La tendencia en el departamento de compras es a reducir el número de proveedores y convertirlos en socios mediante una relación ventajosa; los beneficios directos son una reducción en los costes de las órdenes de compras, un incremento de dichas órdenes debido a que se trabaja con un menor inventario, mayor rendimiento de los empleados al poder procesar más órdenes de compra por persona y reducción de los ciclos de procesado de una orden.

¿Y qué ocurre con el inventario? Debido a la agilización e integración de los procesos, la entrada de órdenes puede realizarse más rápidamente, lo que conlleva una reducción de los inventarios de la compañía. En general, la gestión del inventario mejora el retorno de inventario, reduce los niveles de inventario y elimina el encontrarse con productos sin existencias.

Cuando la mayoría de los socios/suministradores están conectados electrónicamente, la información que en el pasado era enviada por medio de fax o e-mail puede ser ahora enviada instantáneamente; los documentos pueden seguirse para asegurarse de que han sido recibidos, mejorando la capacidad de auditar.

Por otra parte, aunque los gastos de transporte puedan incrementar los costes de muchos productos comprados por vía electrónica y aumentar substancialmente el precio final, los costes de distribución son dramáticamente reducidos (entre el 50% y 90%) en el caso tanto de productos digitales como servicios financieros, software, viajes o música. Para estos productos, la reducción de costes asociada supone un gran impacto y la tendencia de estos sectores es a migrar a soluciones de este tipo.

La gestión de la distribución está asociada con el movimiento, almacenaje y procesamiento de órdenes de productos, una vez que el producto ha entrado en el área de almacén; va a realizar la coordinación, y control del movimiento físico de bienes.

En la cadena de distribución, el almacén o centro de distribución juega un papel fundamental creando una separación entre los suministradores y la demanda. El hecho de introducir una solución de sistema de información no tiene porqué suponer una desaparición de los almacenes de la compañía, sino una mejor distribución de los mismos para cubrir la demanda que queremos atender. Nos permiten por ejemplo el envío de documentos relacionados con el desplazamiento de bienes.

La tecnología permite a las compañías tratar al cliente final directamente y reaccionar ante los cambios de la demanda para adaptar la cadena de distribución. Así, es importante que las empresas comprendan el impacto que sus decisiones de marketing mix suponen para los otros miembros que participan en la cadena de suministro. Para ofrecer mayor valor al cliente final, cada compañía debe diseñar una estrategia de marketing mix que contribuya a una reducción de costos o a una diferenciación para toda la cadena de suministro; se trata por tanto de distribuir la información de los nuevos cambios de las condiciones de operación a los socios. La gestión del canal también genera una nueva forma de integrar los procesos de marketing, distribución y producción puesto que todos pueden aunar sus esfuerzos en lo que supone la columna vertebral de la empresa.

También se hace necesaria una fuerte integración de compras, pagos y recibos para eliminar el uso del papel y la entrada de datos redundantes, así como de todos los datos que son usados a lo largo de los procesos de la compañía. Se trata por tanto de hacer uso de la creación de órdenes de compras automáticas, inmediata eliminación de impuestos y tasas y automática recepción y procesado de pagos para mejorar la eficacia en las operaciones.

En este proceso, la compañía está ligada con suministradores y distribuidores de forma que los pagos puedan ser enviados y recibidos electrónicamente. Esto permite que las órdenes de los clientes sean cobradas justo después del envío, con recibos y con la información de inventarios, ventas y contabilidad actualizada automáticamente. Este proceso incrementa la velocidad a la cual la compañía puede tramitar facturas, reduciendo errores y disminuyendo los pagos por transacciones e incrementando el rendimiento.

Mientras que los aspectos transaccionales de los flujos financieros son importantes, aún lo son más la posibilidad de poder hacer uso de la información financiera para el control de nuestros propósitos. Esta faceta de la gestión financiera es esencial para soportar las operaciones de estrategia de la compañía y recibe el nombre de contabilidad de gestión. La obtención de datos para la contabilidad de gestión desafía la destreza de las empresas que no mantienen un sistema integrado de registros para todos sus individuos y departamentos; la integración en una base de datos de todos los datos facilita su recogida, aunque no por ello elimina las consolidaciones que deben realizarse al final de cada periodo, así como el seguimiento de negocios o previsiones.

Además, permite controlar fácilmente el acceso al uso de la información por parte de los empleados y llevar un control de entradas/salidas de acuerdo a los privilegios de cada empleado.

Por último, mencionar que la integración del flujo de ventas entre clientes y producción conlleva una mayor inteligencia en el mercado y más fortaleza en la competencia. Al integrar este nuevo canal de comunicación con los clientes dentro de los procesos de la empresa, la recepción y tramitación de pedidos se puede realizar de forma automática; mediante este sistema se reducen los errores en las órdenes de venta y se produce un incremento de la productividad, reduciéndose costes y ciclos de envío. Y una actuación más rápida supone poder aprovechar más oportunidades.

Juande Marín

Profesor de Marketing digital, divulgador de inteligencia artificial y neuroeducación. Especializado en posicionamiento en buscadores y diseño web. Autor de varios libros relacionados con el comercio electrónico y el marketing digital (McGraw Hill, Paraninfo,…) Juande2marin