RRHH del almacén

En una empresa, el almacén es una parte del negocio gestionada por el departamento logístico que establece relaciones de intercambio de información y mercaderías con el resto de departamentos.

Por ejemplo, en un concesionario de vehículos el almacén vende a talleres externos, a clientes particulares y al propio taller.

Consecuentemente, el almacén debe responder a las necesidades del departamento de ventas principalmente, pero también influye notablemente en la productividad de departamentos como el de producción o administración.

Parece lógico pensar que una mala gestión del stock en el almacén puede generar desabastecimiento para la producción y el exceso de stock supone un coste importante de recursos financieros.

¿Objetivo del almacén?

La actividad del almacén de una empresa se encarga de la recepción de mercancía, custodia de la mercancía y expedición de la misma. Siempre alineados con los objetivos empresariales y procurando generar el menor coste posible y el mejor servicio.

Puestos y funciones del personal de almacén

Dentro de un almacén se realizan actividades operativas, documentales y comerciales.

Actividades operativas

Las actividades operativas tratan de establecer procedimientos para lograr una mayor productividad, reducir costes y mantener unas condiciones óptimas y seguras en el entorno de trabajo.

• Recepción de mercancías.
• Almacenamiento.
• Preparación de pedidos.
• Expedición de productos.

Actividades Documentales

Las actividades documentales son las orientadas a registro y supervisión de documentos propios de la entrada y salida de mercancía. También se ocupan de elaborar los documentos que se generan en los movimientos de los productos.

• Comprobar los documentos de recepción.
• Confeccionar registros de almacenamiento y expedición.
• Realizar inventarios.

Actividades Comerciales

Todos los departamentos de una empresa desarrollan actividades comerciales, atienden necesidades de clientes, solucionan incidencias y gestionan las relaciones.

• Prestar servicios a los clientes.
• Registrar las quejas y reclamaciones.

Puestos de trabajo y funciones del personal.

En un almacén se distribuyen las funciones y se asignan a los diferentes puestos definidos en cada uno. Dependiendo del tamaño y movimientos un mismo trabajador puede desempeñar varias funciones y acaparar varios cargos o puestos. Los puestos más habituales son:

Jefe de almacén

• Planificar, organizar y controlar las actividades del almacén.
• Establecer ubicaciones, movimientos internos y rutas eficaces.
• Detectar necesidades de stock.
• Controlar los niveles de calidad.
• Automatizar las devoluciones.
• Asignar y supervisar la asignación de tareas al personal.
• Controlar la jornada laboral, vacaciones y establecer turnos.
• Elaborar inventarios e informes.
• Resolver incidencias y diseñar mejoras operativas.

Encargado de entradas y devoluciones

• Recepción de vehículos y asignación de muelle.
• Revisar albarán de entrada.
• Control cualitativo y cuantitativo de mercancía
• Comprobación documental de albaranes y notas de entrega.
• Control de etiquetado.
• Asignación de ubicación.
• Comunicar incidencias.
• Gestión de devoluciones.

Encargado de Stock

• Control de existencias.
• Control de obsolescencia y estado físico de mercancías.
• Gestión de traslados internos.
• Organizar inventarios y pedidos.

Encargado de expedición

• Preparación de pedidos.
• Registro de movimientos.
• Recibir al transporte y asignación de muelle de carga.
• Supervisar la expedición y salida.

Carretillero

• Transportar y colocar pedidos en almacén.
• Recolocación de mercancías.
• Mantenimiento de vehículos.

Operario de Picking

• Seleccionar los productos de cada pedido.
• Acondicionar el lote.
• Colocar etiquetado.
• Comprobar albaranes de salida.

Transportista

• Comprobar bultos.
• Cotejar albarán.
• Transporte de mercancía.

Administrativo

• Confeccionar documentos y registro informático.
• Generar informes.
• Gestión informática ERP.

El Papel Clave del Departamento de Almacén

El departamento de almacén es fundamental en la cadena de suministro de cualquier organización. No solo se ocupa de mantener la organización de las existencias, sino que también se asegura de que la disponibilidad y flujo de productos sean eficientes y oportunos. Este departamento es consustancial al éxito del funcionamiento diario de la empresa, su interacción con proveedores y clientes y la gestión de recursos.

El trabajo en conjunto con otros sectores empresariales asegura que el departamento no sólo cumpla con las expectativas de almacenaje sino que también contribuya activamente al logro de los objetivos comerciales generales. En efecto, los profesionales de almacén se encuentran en una posición única para influir en la satisfacción del cliente mediante la precisión en el inventario, así como la rapidez y eficacia en el procesamiento de pedidos.

Formando una parte integral del ecosistema de la empresa, el equipo del departamento de almacén utiliza tecnologías avanzadas y metodologías efectivas para mejorar constantemente la gestión de stock. Gracias a su enfoque orientado al detalle, los empleados de este departamento están siempre buscando formas de optimizar el espacio, reducir el tiempo de entrega y mantener el control sobre el manejo de los productos.

Al final, el éxito del departamento de almacén se refleja en la mejora continua de los indicadores de desempeño de la cadena de suministro, demostrando su rol esencial en la preservación y el fortalecimiento de la competitividad de la empresa en el mercado.